すぐわかる！顛末書の書き方・虎の巻

顛末書の書き方の一例として、サンプルを一つご紹介します。
こちらの「顛末書の書き方」を参考にさせていただきました。

もし自分が顛末書を書くことになったら、しっかり真剣に取り組み、それを保存しておきましょう。何よりのサンプルになるはずです。

「縁起でもない、二度と書きたくない」と思うでしょうし、確かに書かないに越したことはありません。

しかし顛末書は決して恥ずかしいものではないですし、ましてや汚点でもありません。

顛末書を書くような事態が起こったということは、潜んでいた問題が表面化したということでもあり、むしろ喜んでもいいといってもいいくらいです。弱冠不謹慎かもしれませんが。

でも顛末書をよい「サンプル」に改善に取り組み続けることこそ、重要で意義あることではないでしょうか。

 

【顛末書の書き方：サンプル】

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顛末書
　　　　　　　　　　　　　　　　　２０XX年○月○日
○○部長 　○○○○殿

　　　　　　　　　　　　　○○管理課　○○○○　印

　２０XX年○月○日、○○○株式会社より受注しました商品「-----」に関して、納品ミスが発生しましたので、下記の通り調査結果をご報告いたします。

　　　　　　　　　　　記

１．当社○○部担当○○○○は、○月○日に○○○株式会社より受注数を確認の上、「-----」の製造メーカーである○○○（株）に500ケース分の納品を電話で依頼した。

２．当日は○○○（株）の担当者が病欠による不在であったため、代理担当者へ連絡後、FAXにて注文書を送信。数量、日時などを文面で目視したが、この代理担当者は多忙であったため、書面をしっかり確認せずに納品手続きを進めた。

３．発注手続きには、落ち度はなかったと考えられますが、取引先の信頼を損なう事態であり重大な問題であります。○○○（株）に対しては、発注内容の確認を徹底するよう強く要望をいたしました。

４．添付書類：○○○（株）の調査報告書、および謝罪状

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顛末書は報告書のようなものですね。こちらの大学は契約金関係の疑惑で報告書の提出を求められています。事実はどうなのでしょうか。
http://headlines.yahoo.co.jp/hl?a=20070412-00000011-dal-base

顛末書の書き方の文例のうち、ここでは謝罪の部分に焦点をあててみたいと思います。

顛末書の最後に書く、お詫びや反省の弁といった謝罪の部分の文例をいくつかご紹介します。

＜顛末書の書き方・謝罪部分の文例＞

今後はこのようなことのないよう、一層の責任を自覚し、職務に邁進する所存でございます。

今回のような過ちを二度と起こさないよう努めるとともに、職務に励むことを誓います。
今後はこのような過ちを繰り返さぬように、十分気もちを引き締めて仕事に取り組みます。
今後はいかなる場合でも会社に一報をいれ、業務に支障をきたさぬよう心がけます。

以上のような文例が考えられます。参考にしてみてください。

ところで、顛末書には謝罪文は一切必要ない、というお考えの方もいらっしゃると思いますし、顛末書の意味からするとその書き方も間違っていません。

会社でそのような書き方を指示されているなら、当然それでかまいません。

しかも始末書はイコール謝罪文といってもいいと思いますが、顛末書は事の顛末を報告するものでした。

でも、やはり何かの事態を起こし、顛末書を書くわけですから、最後に謝罪の一文があったほうがよいと思います。

当事者がしっかりと真摯に受け止めていることが伝わりますからね。

 

謝罪といえば、ご存知「あゆ」のこの騒動、華流スターが謝罪をしたそうです。
http://headlines.yahoo.co.jp/hl?a=20070412-00000005-rcdc-ent

顛末書の書き方で、是非知っておきたい重要なポイントをお話していきたいと思います。これらを意識するのとしないのでは、顛末書の書き方にかなり差が出てくるはずです。

顛末書の書き方のポイント、まず一つ目は、

「不始末の詳細を、簡潔かつ肝心な部分のもれがないよう正確に書くこと」です。

当たり前のようで実は結構難しいことです。ここで役立つのが『5W1Hの原則』。これは顛末書の書き方にとても有効です。

5W1Hとは「いつ、どこで、誰が、何を、なぜ、どのように」という英単語の頭文字からきている言葉です。

顛末書の書き方のポイント、二つ目は、

「事実の部分を客観的に書くこと」です。

顛末書の書き方では、これが一番大切といっていいと思います。

単純な言い表し方をすると、「ただ事実のみをつらつらと書く」書き方をするのです。

ああだこうだと自分の主観や言い訳が入ってしまいがちになりますから、強く意識しておきたい部分です。

また、顛末書に使う用紙は、白の無地、または罫線入りの、B5かA4サイズを使用するのが一般的。

会社によっては用紙自体や、紙のサイズの指定があるかもしれないので確認は忘れずに。

 

客観的といっても、事実に基づいていなければダメですよ、という話です。「携帯電話広告、自主基準の見直し案」
http://headlines.yahoo.co.jp/hl?a=20070410-00000104-mai-bus_all

それでは顛末書の一般的な書き方をみていきたいと思います。

まず最初に、顛末書の書式の件ですが、書き方に決まった様式というのはありません。

でもここで注意しなければならないことがあります。

たまに会社などによって、顛末書の書き方の指定の書式が用意されていることがあり、その場合はその顛末書の書き方に従って書かなければなりません。

忘れがちですから、必ず最初に確認をしましょう。

では一般的な顛末書の書き方ですが、顛末書に書く内容は主に、報告年月日、事実と経過の日時と詳細な報告、反省の弁、署名、などになります。

具体的な顛末書の書き方ですが、以下のように大きく分けて三つの流れにそって、書いてみるとよいと思います。

最初に、不始末などの概要を書きます。どのような事故を起こしたのかなど、わかりやすく、しかもなるべく長くならないようまとめて書きましょう。

次に書くのは、不始末などに至ったいきさつや理由です。時間に追われていたなど、根本的な原因まで追求することが大切です。

最後には、お詫びや反省の弁を書くようにしましょう。顛末書は謝罪文とは違いますからこれは必須ではないのですが、やはり最後に一文しっかり入れておきたいものです。

以上の顛末書の書き方で一番肝となるのは、やはり詳細な報告の部分です。しっかりと事の顛末を伝えられる書き方をしましょう。

 

報告を求められているといっても、こちらは穏やかではない話題です。「EFFがFBIのプライバシー侵害に関する情報公開を主張」
http://headlines.yahoo.co.jp/hl?a=20070412-00000040-zdn_n-sci

何かの事情で顛末書を書かなくてはいけなくなって、初めてこの顛末書という言葉を聞いた、という方もい多いはずです。

顛末書の意味からご説明しましょう。

顛末書の読み方は「てんまつしょ」です。

顛末書は、字のごとく何か問題となる事態が発生した顛末を書く書類。顛末書の様式は基本的に特に決まったものはないですが、書く内容は発生の原因や経過、結末などです。

顛末書という名前の通り、事の顛末（てんまつ）を書くものなんですね。

例えば仕事の場面では、自分の不注意などで会社等に損害を与えてしまったりしたときなど、上司や会社に対して、その事態の経過、一部始終を報告するための文書の事です。

顛末書は非常に重要な役割を持っています。起こったことの分析に使われ、その後同じ事が起きないよう防止策や改善策に生かされます。

ですから通常は当事者はじめ責任者や管理職など関係各所に渡されるものです。

顛末書は書いたら終わりではなくて、そこからの行動が非常に重要なんですね。

 

顛末といえば、莫大な遺産がらみのこちらのことの顛末は、いったいどうなるんでしょうか・・・
http://headlines.yahoo.co.jp/hl?a=20070412-00000089-sph-soci